Gerenciar o estoque é difícil para todas as empresas, especialmente as grandes concessionárias que têm muitas pessoas lidando com seu estoque de peças. Como tal, frequentemente existem diferenças entre o inventário físico real e os registros do inventário.
Embora as discrepâncias quase sempre ocorram, há muitas maneiras de minimizar essas diferenças e ajudar a garantir que seu inventário seja o mais preciso possível.
Não negligencie a importância de um bom pessoal de armazém
Seu departamento administra um pessoal enxuto. É por isso que não é surpresa que, quando um pedido de peças chega, é tentador presumir que os valores recebidos correspondem aos pedidos.
Dessa forma, você pode receber rapidamente o estoque e passar para a próxima tarefa. Infelizmente, porém, os fornecedores cometem erros. Certifique-se de que o seu funcionário de envio e recebimento e a equipe do depósito sejam bem treinados. As concessionárias que investem seu tempo e dinheiro nesta área são recompensadas muitas vezes. A maioria das discrepâncias em um inventário físico pode ser atribuída a uma equipe mal treinada.
Antes de colocar suas novas peças nas prateleiras, verifique se os números correspondem aos recibos de envio e também às etiquetas do compartimento de peças. Caso contrário, seus registros serão imprecisos antes mesmo que as peças tenham sido manuseadas pela equipe ou vendidas aos clientes.
Armazene suas peças com cuidado
Embora leve menos tempo e reflexão para colocar um novo estoque onde houver espaço, considerar onde colocá-lo pode ajudar a reduzir a escassez e o extravio de peças. Sempre olhe para os números das peças sempre que possível. Até mesmo as menores peças como uma arruela por aexemplo, precisa ser contada de maneira correta para não haver nenhum tipo de erro.
Dedicar algum tempo para criar um sistema de organização de estoque eficaz e, em seguida, garantir que ele seja implementado e seguido pode resultar em maior precisão e, muito provavelmente, terá um efeito positivo na produtividade e na eficiência da concessionária!
Coloque as peças de volta de onde elas vieram
Isso pode parecer simples, mas muitas concessionárias sofrem com as peças sendo colocadas de volta no lugar incorreto ou simplesmente não sendo colocadas de volta.
Ao garantir que você implementou um processo simples e que economiza tempo para gerenciar as peças devolvidas, você pode aumentar a precisão e diminuir o número de peças que faltam ou são perdidas.
Manter estoques eficientes
A maioria dos fabricantes hoje em dia tem programas de reposição automática que agora são obrigatórios. Isso não significa que seus programas não precisem ser gerenciados. Agora, mais do que nunca, é fundamental que a pessoa responsável pelo pedido gerencie esses programas. Todos nós sabemos o que acontece quando você tem pouco estoque. No entanto, ter muito estoque não apenas esgota o capital de giro, mas também aumenta a chance de obsolescência. Também torna mais difícil monitorar e gerenciar seu estoque, aumentando as ineficiências e imprecisões. Não deixe os fabricantes ditarem 100% de seus níveis de estoque.
Reserve um tempo para revisar o giro de cada item e determinar se você pode reduzir a profundidade dos itens em estoque. Depois de fazer isso, estabeleça quantidades mínimas de estoque que reflitam o giro e o lead time do fornecedor para minimizar a probabilidade de ser pego sem o item em mãos.
Isso minimizará a quantidade de estoque que você está controlando na loja e ajudará a agilizar seus processos.
Concluir verificações regulares de estoque
Quanto mais você verificar seu inventário, mais fácil será localizar erros e áreas problemáticas. Isso, por sua vez, terá um efeito positivo em seus registros de estoque.
Se você não conseguir verificar todo o estoque, concentre-se nos itens que se movimentam mais rapidamente e, em seguida, nas peças de maior valor. Pegue algumas lixeiras por dia durante o ano e verifique sua precisão. Ao fazer isso, você é capaz de identificar as áreas nas quais sua equipe precisa de mais treinamento. Se você sabe que há algumas partes que parecem nunca corresponder aos seus registros, reserve um tempo para verificar seus níveis com mais frequência. Isso ajudará você a identificar os problemas à medida que eles ocorrem e, com sorte, identificar a origem e resolver o problema.
Outra área em que você deve se concentrar são as peças encomendadas especiais. Você deve inventariar e corrigir os SOs mensalmente. Muitas vezes, esses pedidos não são atendidos e, no final das contas, acabam como uma variação no momento do estoque.
Na Pro Count, estamos disponíveis o ano todo para ajudá-lo a completar os estoques de peças . Iremos ajudá-lo a reconciliar suas contas semestral, trimestral ou mensalmente, para que você possa garantir a precisão e resolver os problemas conforme eles ocorram.
Tenha um plano de backup
Hoje em dia, poucas coisas são feitas sem o uso de um computador ou algum tipo de tecnologia, incluindo o gerenciamento de estoque.
Embora dependamos felizmente dessas tecnologias para nos ajudar em nossas tarefas do dia-a-dia, elas nem sempre são confiáveis. Talvez algo esteja danificado, talvez precise ser carregado, talvez a eletricidade tenha acabado ou alguém o tenha levado.
Seja qual for o problema, ter um processo manual implementado que pode ser implementado quando sua tecnologia não estiver disponível ajudará a garantir que você esteja equipado para manter os registros adequados.
Em última análise, a chave para a precisão é o planejamento, o treinamento e a preparação adequados, além de dedicar um tempo para fazê-lo da maneira certa. Embora seja importante fazer tanto em um curto período de tempo, fazer certo é ainda mais importante. Ao dedicar tempo para implementar processos eficazes de gerenciamento de estoque, será mais fácil fazer ambos, resultando em maior produtividade, mais precisão e maiores lucros.