Escolher a melhor opção de controle de horas para a sua empresa faz toda a diferença na gestão de jornadas. Afinal, ela vai muito além do registro de ponto, pois também se beneficia com a presença de ferramentas complementares e relacionadas às marcações de horários.
Hoje existem diversos tipos de sistemas presentes no mercado. Eles vão desde planilhas manuais e mais simples até as modernas ferramentas de ponto digital. E essa pluralidade tende a causar dúvidas quanto à melhor escolha.
Para ajudar você, separamos 7 questões que devem ser consideradas na hora de escolher um sistema de controle de ponto para a sua empresa. Ao refletir sobre eles, você garante a melhor ferramenta e uma boa gestão de horários dos seus colaboradores.
7 pontos para considerar e escolher a melhor opção de controle de horas para a sua empresa
Existem diversas questões que devem ser levadas em consideração no momento de determinar o melhor controle de horas para a sua empresa. Veja quais são.
1 – Considere o tamanho da sua empresa
O registro de ponto, de acordo com a lei, é obrigatório para empresas que tenham pelo menos 20 funcionários. Apesar disso, a norma não proíbe que corporações menores façam a gestão de horas. Aliás, isso é bem interessante para empresas de qualquer tamanho.
Afinal, somente com o controle de horas é possível realizar o correto pagamento das horas extras. Embora a lei dispense empresas com menos de 20 empregados a utilizar cartões ponto, a obrigação de pagar corretamente o labor extraordinário cabe a todas.
Diante disso, a nossa dica é fazer o controle de ponto independentemente da quantidade de funcionários. Todavia, esse número deve ser considerado na escolha de um sistema de gestão de horas.
A ferramenta ideal deve ser capaz de abarcar o número de funcionários da sua empresa. Existem sistemas que limitam o número de pessoas que podem fazer a marcação e, por isso, podem prejudicar empresas maiores.
Desse modo, não deixe de colocar isso na balança no momento de escolher o sistema de controle de horas. Isso permite a você encontrar as ferramentas com soluções na medida em que você precisa.
2 – Formato de prestação de serviços
O formato de prestação de serviços também deve ser analisado no momento de escolher o melhor controle de horas para a sua empresa. Ele se refere ao local e à forma como os trabalhadores prestam serviços.
Por exemplo, existem os presenciais, que trabalham na sede da empresa. Também, os que trabalham remotamente, em home office. Ainda, os híbridos, que alternam trabalho presencial e remoto. Por fim, os externos.
Note que essas são informações que impactam diretamente no tipo de sistema de registro de ponto ideal para a sua empresa.
O tipo de sistema que abarca todos os formatos é o registro digital, pois ele pode ser acessado presencialmente, em quiosque de ponto, assim como à distância, por aplicativos de celular que têm permissão legal para uso para fins de controle de jornada.
3 – Escalas de trabalho
As escalas de trabalho da sua empresa também influenciam na escolha do melhor sistema de registro de ponto. O sistema deve ajudar não apenas a contabilizar horas, mas também na organização de escalas e nos cálculos das horas.
As horas noturnas, por exemplo, devem ter valor superior às horas diurnas. Por isso, o melhor é aderir a um sistema de registro digital que considere essas variações ao calcular o valor das horas.
4 – Políticas internas de horas extras
O registro de ponto também deve ser um aliado da empresa na aplicação das políticas internas de jornada. Por isso, procure sistemas que permitam configurações compatíveis a essas normas internas.
Igualmente, um sistema que conceda, em tempo real, informações sobre as marcações de jornadas. Em outras palavras, que não permita o acesso aos dados de horas somente no final do mês, mas em qualquer momento.
Desse modo, o RH e os gestores podem analisar se as regras de políticas de horas estão sendo colocadas em prática pelos colaboradores. Em caso contrário, podem se deparar com surpresas bem desagradáveis, como no excesso de jornada extra e injustificada.
5 – Facilidade de acesso
A facilidade de acesso ao sistema de registro de ponto é outro fator que não pode ser ignorado. Ele deve ser simples de usar e não deve demandar muito tempo dos colaboradores de modo a atrapalhar na jornada e na execução de tarefas.
6 – Proteção dos dados
Ao escolher o melhor sistema de controle de horas para a sua empresa, certifique-se de que a ferramenta de seu interesse é segura. Ela deve auxiliar na proteção dos dados de modo que eles não sejam manipulados ou extraviados.
Além disso, também deve ser capaz de garantir que quem está realizando as marcações é o próprio colaborador. Ou seja, o sistema de registro de ponto deve ser um aliado contra manipulações e fraudes sobre a marcação de horas.
Neste sentido, é importante registrar que sistemas manuais ou de relógio de ponto (sem integração digital) não cumprem com esse fator, são defasados. Por outro lado, os sistemas de registro digital contam com essas capacidades.
7 – Cálculos e geração de documentos
Por fim, o sétimo e último ponto que deve ser considerado na escolha de um sistema de marcação de ponto para a sua empresa se refere ao processamento de dados. Hoje existem ferramentas que o realizam automaticamente.
Isto é, são capazes de organizar as informações e de transformá-las em outros dados cruciais. Dentre eles estão a contabilização total da jornada, das horas extras e o cálculo do valor do trabalho extraordinário.
Igualmente, a geração de documentos como cartões de ponto e a integração com sistemas de holerites. Tudo isso é importante para garantir a exatidão dos cálculos, o correto pagamento aos colaboradores e a geração de documentos sem erros.
Também, para diminuir a burocracia imposta ao RH e automatizar tarefas repetitivas, permitindo aos colaboradores concentrar sua atenção nas tarefas que realmente demandam sua ação.
Então, qual é o melhor sistema de registro de ponto?
Para garantir todos os pontos que listamos acima, não deixe de apostar em um sistema de registro digital. Moderno, ele garante agilidade, produtividade e eficácia para a sua empresa, além do cumprimento das leis trabalhistas.